Politika privatnosti

Voditelj obrade

Voditelj obrade osobnih podataka je Nexus Solutions d.o.o. za posredovanje pri zapošljavanju, Radnička cesta 80, 10000 Zagreb, OIB: 29627110542 (u nastavku: „Nexus Solutions” ili „Društvo”).

E-pošta: info@nexus-solutions.hr
Telefon: 091 607 5711

Na navedenu adresu e-pošte mogu se uputiti svi upiti i zahtjevi povezani s obradom osobnih podataka.

Područje primjene i načela obrade

Politika se primjenjuje na osobne podatke koje Nexus Solutions obrađuje u okviru posredovanja pri zapošljavanju, poslovne komunikacije, postupanja po upitima, koordinacije dokumentacije i rada mrežne stranice.

Osobni podaci obrađuju se zakonito, pošteno i transparentno, samo u određene i opravdane svrhe, u opsegu koji je potreban za te svrhe te ne dulje nego što je potrebno ili propisano zakonom.

Kategorije podataka, svrhe i pravne osnove

Posjetitelji mrežne stranice

Prilikom pristupa mrežnoj stranici pružatelj hostinga može automatski evidentirati tehničke podatke kao što su IP adresa, datum i vrijeme pristupa, zatražena stranica, vrsta preglednika ili uređaja te podaci potrebni za otkrivanje tehničkih poteškoća i sigurnosnih incidenata.

Svrha: siguran i stabilan rad mrežne stranice, otkrivanje zlouporaba i rješavanje tehničkih poteškoća.

Pravna osnova: legitimni interes Društva za zaštitu mrežne stranice i informacijskih sustava (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a).

Upiti poslodavaca, klijenata i poslovnih partnera

Kada nam se obratite e-poštom ili telefonom, možemo obrađivati ime i prezime, poslovne kontaktne podatke, naziv i funkciju u pravnoj osobi, sadržaj upita te druge podatke koje nam dobrovoljno dostavite.

Svrha: odgovaranje na upite, priprema ponude, sklapanje i izvršavanje ugovora te vođenje poslovne komunikacije.

Pravna osnova: poduzimanje radnji na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora i izvršavanje ugovora (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a), ispunjavanje pravnih obveza (točka (c)) te legitimni interes za uredno poslovanje i komunikaciju s poslovnim partnerima (točka (f)).

Kandidati i radnici u postupku posredovanja pri zapošljavanju

Ovisno o konkretnom postupku zapošljavanja i samo u potrebnom opsegu, možemo obrađivati sljedeće kategorije osobnih podataka kandidata i radnika:

• Identifikacijski i kontaktni podaci: ime i prezime, OIB kada je primjenjiv, adresa, broj telefona i adresa e-pošte.
• Identifikacijske isprave i potpis: podaci i preslike iz osobne iskaznice, putovnice i drugih identifikacijskih isprava te potpis na dokumentaciji, kada su potrebni za provedbu postupka.
• Podaci o obrazovanju i radnom iskustvu: životopis, fotografija koju kandidat dostavi radi predstavljanja poslodavcu, podaci o završenom školovanju, kvalifikacijama, zanimanju, poznavanju jezika i prethodnom radnom iskustvu.
• Podaci o trenutačnom statusu: podaci o trenutačnom radnom i boravišnom statusu, dostupnosti te dokumentacija povezana s prethodnim ili postojećim zaposlenjem, kada je potrebna.
• Podaci povezani s radnim mjestom: podaci o vozačkoj dozvoli, licencama, certifikatima i drugim uvjetima konkretnog radnog mjesta.
• Podaci povezani s boravkom, radom i putovanjem: podaci i dokumentacija povezani s vizom, dozvolom za boravak i rad, putovanjem i dolaskom u Republiku Hrvatsku.
• Podaci povezani sa zdravstvenom sposobnošću: obrađuju se samo kada je to potrebno i dopušteno primjenjivim propisima, u najmanjem nužnom opsegu.
• Podaci o kaznenim osudama i prekršajima: obrađuju se samo kada je njihova obrada izričito dopuštena zakonom i nužna za konkretno radno mjesto.
• Bankovni i porezni podaci: obrađuju se samo kada su potrebni za izvršavanje ugovornih ili zakonskih obveza.

Svrha: pronalaženje i procjena kandidata, predstavljanje kandidata poslodavcima, organizacija intervjua, koordinacija dokumentacije te podrška u postupku zapošljavanja i dolaska.

Pravna osnova: poduzimanje radnji na zahtjev kandidata prije zasnivanja radnog odnosa ili drugog odgovarajućeg odnosa, izvršavanje ugovornih obveza, ispunjavanje zakonskih i regulatornih obveza te legitimni interes za provedbu ugovorene usluge posredovanja. Kada je privola odgovarajuća i potrebna, obrada se provodi na temelju privole.

Podatke o zdravlju Nexus Solutions ne prikuplja rutinski. Ako je u određenom postupku nužno obraditi podatak povezan s liječničkim pregledom ili radnom sposobnošću, u pravilu obrađujemo samo potvrdu o zdravstvenoj sposobnosti za rad, bez detaljnih nalaza i dijagnoza. Takvi se podaci obrađuju u najmanjem nužnom opsegu, uz odgovarajuću pravnu osnovu iz članka 9. GDPR-a i u skladu s primjenjivim propisima.

Nexus Solutions ne prikuplja podatke s privatnih profila kandidata na društvenim mrežama. Podatak o javnom profesionalnom profilu može se obrađivati ako ga kandidat sam dostavi ili ako je njegova uporaba opravdana i neposredno povezana s konkretnim postupkom zapošljavanja.

Baza kandidata za buduće poslovne prilike

Uz zasebnu i dobrovoljnu privolu kandidata Nexus Solutions može čuvati životopis, kontaktne podatke te podatke o kvalifikacijama, iskustvu, zanimanju i dostupnosti radi kontaktiranja u vezi s budućim poslovnim prilikama. Nedavanje privole ne utječe na sudjelovanje kandidata u konkretnom postupku zapošljavanja. Kandidat može privolu povući u bilo kojem trenutku slanjem zahtjeva na info@nexus-solutions.hr, nakon čega se podaci brišu iz baze budućih kandidata, osim ako za njihovo daljnje čuvanje postoji druga zakonska osnova.

Poslovna, računovodstvena i zakonska dokumentacija

U okviru ugovornih odnosa možemo obrađivati podatke kontaktnih osoba, podatke na ugovorima, računima i drugoj poslovnoj dokumentaciji te podatke potrebne za ispunjavanje računovodstvenih, poreznih i drugih zakonskih obveza.

Pravna osnova: izvršavanje ugovora i ispunjavanje pravnih obveza Društva (članak 6. stavak 1. točke (b) i (c) GDPR-a).

Fotografije i promotivni materijali

Fotografija koju kandidat dobrovoljno dostavi u životopisu ili prijavi može se koristiti isključivo u okviru konkretnog postupka zapošljavanja i predstavljanja poslodavcu. Fotografije na kojima je osoba prepoznatljiva objavljuju se u promotivne svrhe samo na temelju zasebne pravne osnove. Kada se promotivna uporaba temelji na privoli, privola je dobrovoljna i može se povući u svakom trenutku, bez negativnih posljedica i bez utjecaja na zakonitost obrade provedene prije povlačenja.

Izvori osobnih podataka

Podatke možemo dobiti neposredno od osobe na koju se odnose, od hrvatskog poslodavca, nadležnog tijela ili drugog zakonitog izvora povezanog s konkretnim postupkom. Kada podaci nisu dobiveni neposredno od ispitanika, Nexus Solutions pruža informacije o obradi u skladu s člankom 14. GDPR-a, osim kada se primjenjuje zakonom propisana iznimka.

Primatelji osobnih podataka

Osobne podatke možemo, samo kada je to potrebno za provedbu postupka zapošljavanja, podijeliti s potencijalnim i odabranim poslodavcima, partnerskim agencijama za zapošljavanje, nadležnim državnim tijelima te pružateljima informatičkih, hosting i drugih usluga koji obrađuju podatke prema našim uputama. Nexus Solutions ne prodaje osobne podatke.

Kada se osobni podaci prenose primatelju izvan Europskoga gospodarskog prostora, prijenos se provodi u skladu s primjenjivim odredbama GDPR-a o međunarodnim prijenosima podataka.

Rokovi čuvanja

Osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhu obrade, ispunjenje zakonskih obveza te postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva. Pri određivanju roka uzimamo u obzir vrstu podatka, svrhu, trajanje postupka, ugovorni odnos, zakonske rokove i rizike za prava pojedinca.

• Upiti koji ne prerastu u suradnju: čuvaju se tijekom postupanja po upitu i razumno razdoblje nakon završetka komunikacije.
• Podaci kandidata u konkretnom postupku: čuvaju se tijekom postupka odabira i zapošljavanja te najdulje 12 mjeseci nakon njegova završetka radi odgovaranja na upite i prigovore te postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva, osim kada primjenjivi propis ili konkretan pravni zahtjev opravdava dulje čuvanje.
• Baza kandidata za buduće poslovne prilike: podaci se na temelju zasebne privole čuvaju najdulje 12 mjeseci od davanja privole odnosno posljednje potvrde kandidata. Po isteku tog roka podaci se brišu ili anonimiziraju, osim ako kandidat prije isteka roka dobrovoljno obnovi privolu.
• Dokumentacija radnika nakon provedenog posredovanja: operativna dokumentacija potrebna za izvršavanje usluge i naknadnu podršku čuva se najdulje 12 mjeseci nakon završetka zaposlenja odnosno završetka pružanja usluge, ovisno o okolnostima konkretnog slučaja. Dokumentacija koju je Društvo obvezno čuvati na temelju zakona, uključujući ugovornu i računovodstvenu dokumentaciju, čuva se tijekom odgovarajućih zakonskih rokova.
• Identifikacijski, zdravstveni i drugi osjetljivi podaci: preslike putovnica i drugih identifikacijskih isprava, viza, dozvola te podaci povezani sa zdravstvenim stanjem brišu se ili se pristup njima ograničava čim više nisu potrebni za konkretnu svrhu, osim kada postoji jasna zakonska obveza ili druga odgovarajuća pravna osnova za njihovo daljnje čuvanje.
• Ugovorna i računovodstvena dokumentacija: čuva se tijekom zakonom propisanih rokova.
• Fotografije na temelju privole: čuvaju se do povlačenja privole ili prestanka promotivne svrhe.
• Tehnički zapisi poslužitelja: čuvaju se u kratkom sigurnosnom razdoblju koje određuje pružatelj hostinga, osim kada je dulje čuvanje potrebno radi istrage sigurnosnog događaja.

Po isteku primjenjivog roka podaci se brišu, anonimiziraju ili se pristup njima ograničava ako daljnje čuvanje proizlazi iz zakonske obveze.

Obveznost dostave podataka

Dostava osobnih podataka u pravilu je dobrovoljna, osim kada je određena zakonom ili je podatak nužan za sklapanje odnosno izvršavanje ugovora i provedbu konkretnog postupka zapošljavanja. Ako osoba ne dostavi podatke koji su nužni, Nexus Solutions možda neće moći odgovoriti na upit, procijeniti ili predstaviti kandidata, koordinirati potrebnu dokumentaciju ili pružiti zatraženu uslugu.

Sigurnost osobnih podataka

Primjenjujemo primjerene tehničke i organizacijske mjere radi zaštite podataka od neovlaštenog pristupa, slučajnog gubitka, izmjene, otkrivanja ili uništenja. Mjere uključuju ograničavanje pristupa prema poslovnoj potrebi, zaštitu korisničkih računa i uređaja, sigurnosne kopije gdje su primjerene, obveze povjerljivosti, kontrolu dokumentacije te odabir pouzdanih pružatelja usluga.

Prava ispitanika

Ovisno o okolnostima i pravnoj osnovi obrade, imate pravo:

• Na pristup: dobiti potvrdu obrađuju li se vaši podaci i kopiju podataka.
• Na ispravak: zatražiti ispravak netočnih ili dopunu nepotpunih podataka.
• Na brisanje: zatražiti brisanje kada su ispunjeni uvjeti iz GDPR-a.
• Na ograničenje obrade: zatražiti privremeno ograničenje uporabe podataka u propisanim slučajevima.
• Na prigovor: uložiti prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu.
• Na prenosivost: primiti ili prenijeti podatke kada su ispunjeni zakonski uvjeti.
• Na povlačenje privole: povući privolu u bilo kojem trenutku kada se obrada temelji na privoli.

Zahtjev se podnosi na info@nexus-solutions.hr. Prije postupanja možemo zatražiti dodatne informacije potrebne za potvrdu identiteta. Na zahtjev odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, u pravilu u roku od jednog mjeseca, uz mogućnost produljenja u složenim slučajevima sukladno GDPR-u.

Pritužba nadzornom tijelu

Ako smatrate da se vaši osobni podaci obrađuju protivno propisima, možete se obratiti Društvu ili podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Ulica Metela Ožegovića 16, HR – 10 000 Zagreb, e-pošta: azop@azop.hr, www.azop.hr.

Kolačići i vanjske poveznice

Prema trenutačnoj konfiguraciji mrežna stranica ne koristi analitičke ili marketinške kolačiće, alate za profiliranje niti kontaktni obrazac. Ako pružatelj hostinga upotrebljava tehnički nužne mehanizme, oni se koriste isključivo radi sigurnosti i pravilnog rada stranice. Uvede li Društvo u budućnosti nenužne kolačiće ili slične tehnologije, posjetiteljima će prije njihove uporabe biti pružene odgovarajuće informacije i mogućnost izbora.

Mrežna stranica sadrži poveznicu na Facebook. Klikom na vanjsku poveznicu korisnik napušta našu stranicu, a obradu podataka na vanjskoj platformi uređuju pravila njezina pružatelja. Nexus Solutions ne upravlja kolačićima ni načinom obrade podataka na takvim vanjskim stranicama.

Automatizirano odlučivanje

Nexus Solutions ne donosi odluke koje proizvode pravne ili slične značajne učinke isključivo automatiziranom obradom niti provodi profiliranje kandidata putem mrežne stranice.

Izmjene Politike

Politika se može izmijeniti radi usklađivanja sa zakonskim promjenama, promjenama poslovnih procesa ili funkcionalnosti mrežne stranice. Važeća verzija objavljuje se na mrežnoj stranici s datumom početka primjene.

Pravni okvir

Politika je sastavljena uzimajući u obzir Uredbu (EU) 2016/679 (Opća uredba o zaštiti podataka – GDPR), Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka i druge primjenjive propise Republike Hrvatske i Europske unije.